KPI to najważniejsze wskaźniki, dzięki którym organizacja może stale monitorować postępy w osiąganiu wcześniej wyznaczonych celów. Każdy KPI powinien mieć przypisaną wartość liczbową, która pomaga zidentyfikować aktualny stan realizacji strategii.
Ponadto musi być zintegrowany z określonymi ramami czasowymi. Wskaźniki wydajności będą się różnić w zależności od organizacji. Wyznaczenie KPI zależy od obszaru działalności, wielkości firmy, specyfiki firmy oraz realizowanej strategii. Dążenie do osiągnięcia wcześniej wyznaczonych celów wiąże się z wzięciem pod uwagę wielu czynników. KPI pozwalają zredukować przeciążenie informacjami do niewielkiej ilości ważnych danych. Wskaźników KPI jest z definicji przejrzystych i szczegółowych. Dzięki temu weryfikacja wskaźników efektywności nie wymaga szczegółowej analizy procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Na pierwszy rzut oka widać, gdzie pojawił się problem i jakie kroki należy podjąć, aby go rozwiązać. Dobrze dobrane KPI pozwalają również na priorytetyzację działań i podejmowanie szybkich decyzji.